In vielen Unternehmen sind Aktenordner und Papierdokumente noch immer alltäglich. Dabei bedeutet der Umstieg auf ein papierloses Büro nicht nur weniger Papierberge, sondern auch effizientere Prozesse, mehr Flexibilität und bessere Compliance. Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern die Voraussetzung für moderne Arbeitsabläufe – egal ob im Büro oder im Homeoffice.
Der erste Schritt in die digitale Zukunft besteht darin, vorhandene Dokumente zu digitalisieren. Mit einem Scanner oder einer Scan-App werden Rechnungen, Verträge und andere Unterlagen erfasst und automatisch in ein Archiv hochgeladen. Paperless‑ngx, die Open-Source-Lösung hinter Paperless‑Cloud, unterstützt eine Vielzahl von Eingabequellen: Sie können Dateien per Drag & Drop hochladen, per E‑Mail einsenden oder direkt aus Cloud-Speichern importieren. Im nächsten Schritt sorgt die integrierte OCR-Texterkennung dafür, dass gescannte Inhalte in durchsuchbaren Text umgewandelt werden. So können Sie später jeden Beleg über Stichwörter oder Beträge finden.
Nach der Erfassung geht es um Ordnung und Struktur. Paperless‑ngx analysiert automatisch Dokumententypen, extrahiert Datum und Titel und schlägt passende Labels vor. Sie können eigene Schlagwörter definieren, Workflows anlegen und Dokumente in Ordnerstrukturen ablegen. Dank der leistungsstarken Volltextsuche finden Sie Ihre Unterlagen innerhalb von Sekunden. Im Zusammenspiel mit Paperless‑Cloud als Hoster bleiben Ihre Daten sicher in Deutschland gespeichert und sind über verschlüsselte Verbindungen erreichbar.
Der Nutzen eines papierlosen Büros geht weit über Platzersparnis hinaus. Digitale Dokumente lassen sich einfacher teilen, versionieren und archivieren. Sie senken Kosten für Papier, Druck und Lagerfläche und reduzieren den Verwaltungsaufwand. Mit der rechtskonformen Speicherung erfüllen Sie gleichzeitig die Anforderungen der DSGVO. Durch die Cloud‑Basis können Sie und Ihre Mitarbeitenden von überall auf Dokumente zugreifen und bleiben auch im Homeoffice produktiv.
Der Weg von Papier zu Paperless ist einfacher als gedacht – besonders mit Paperless‑ngx und Paperless‑Cloud. Nutzen Sie den Einstieg für einen schrittweisen Umstieg: Scannen Sie bestehende Ordner nach und nach, richten Sie automatische E‑Mail-Importe ein und profitieren Sie von der nahtlosen Suche. So wird aus dem papierbasierten Archiv im Handumdrehen ein digitales Dokumentenmanagement, das Ihnen Zeit spart und die Weichen für die digitale Zukunft stellt.