Die digitale Transformation betrifft Unternehmen aller Branchen. Der Umstieg von papierbasierter Buchhaltung und Dokumentenablagen zu einem digitalen Dokumentenmanagementsystem ist eine der effektivsten Massnahmen, um Produktivität, Transparenz und Compliance zu verbessern. In diesem Beitrag zeigen wir Schritt für Schritt, wie der Wechsel gelingt und wie Sie von der Paperless-Cloud mit Paperless-ngx profitieren.
Warum papierlos?
Ordner, Aktenschränke und handschriftliche Notizen verursachen hohe Kosten und bergen das Risiko von Verlusten. Ein digitales Archiv spart Platz, beschleunigt Arbeitsprozesse und ermöglicht den schnellen Zugriff auf Informationen. Dank OCR-Technologie lassen sich Inhalte durchsuchen und früher schwer auffindbare Dokumente in Sekunden finden. Zudem erleichtert die digitale Ablage die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und Datenschutzvorgaben.
Paperless-ngx als Herzstück der Dokumentenverwaltung
Paperless-ngx ist eine Open-Source-Lösung für die Dokumentenverwaltung, die OCR, automatische Verschlagwortung, Volltextsuche und robuste API-Funktionen vereint. In der Paperless-Cloud dient es als Kernkomponente für die Verwaltung Ihrer Dokumente, während Paperless-Cloud als Hoster die Infrastruktur bereitstellt und sich um Skalierung, Sicherungen und Updates kümmert. So haben Sie alle Vorteile eines modernen DMS, ohne eigene Server betreiben zu müssen.
So gelingt der Umstieg
- Dokumente digitalisieren: Beginnen Sie damit, Papierdokumente zu scannen und hochzuladen. Moderne Scanner oder Multifunktionsgeräte mit ADF erleichtern grosse Mengen.
- Import & OCR: Nach dem Upload erkennt Paperless-ngx automatisch den Text (OCR) und extrahiert relevante Daten. Dokumente können per E-Mail-Weiterleitung, Drag & Drop oder Import-Ordner in das System gelangen.
- Tags und Kategorien: Nutzen Sie Tags und Kategorien, um Dokumente zu strukturieren. Regeln können automatisch Labels zuweisen, sodass der Arbeitsaufwand sinkt.
- Prozesse anpassen: Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit digitalen Workflows. Stellen Sie sicher, dass ab jetzt sämtliche Eingangsrechnungen, Verträge oder Belege digital erfasst werden und definieren Sie klare Ablagestrukturen.
Fazit
Der Weg von Papier zu Paperless ist einfacher als gedacht. Mit der Kombination aus Paperless-ngx als leistungsfähiger Dokumentenverwaltungssoftware und Paperless-Cloud als zuverlässigem Hoster erhalten Sie eine skalierbare Lösung, die Sicherheit, Komfort und Zukunftsfähigkeit bietet. Starten Sie jetzt Ihre digitale Transformation und profitieren Sie von effizienteren Prozessen, weniger Papierchaos und besseren Zugriff auf Ihre Daten.